吉林省先进低碳化学电源重点实验室

会议管理制度

目的

为规范实验室会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。  

适用范围  

适用实验室全体员工。  

内容  

第一条 总则  

为使实验室的会议管理规范化和有序化，提高会议形式的决策效率，特制定本制度。实验室会议制度本着精减、有效、节俭原则运行。  

第二条 会议类别

1、实验室例会会议  

（1）由实验室负责人定期召开的工作例会。  

（2）例会包括周计划会议与周总结会议。周计划会议于周一上午召开，周总结会议于周五晚上召开。

（3）会议内容为实验室组员向实验室负责人汇报工作以及实验室科研与管理议题讨论。

（4）会议由会议负责人组织管理。

2、实验室学术报告会议  

（1）实验室学术报告会议是实验室成员做学术报告，向大家介绍其研究进展、学术前沿等，相互讨论学习。  

（2）实验室学术报告会议一般于周一上午在会议室进行。

（3）学术报告会议由会议负责人组织安排。

3、其他会议管理  

（1）实验室临时会议需征得实验室负责人同意，并要确定会议主题。

（2）临时会议由会议负责人组织安排

第三条 会议程序

1、会前准备  实验室所有与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、通知与会人等）。  

对于实验室例会会议，在会前实验室成员要填写好周计划表与周总结表，准备发言要点。对于实验室学术报告会议，报告人要准备好演讲稿。对于临时重要会议，召集者要准备会议主题相关资料。

2、会议通知

实验室例会会议不进行通知，大家自觉参加。实验室学术报告提前两天通知，以邮件方式通知实验室成员。临时会议临时通知，以口头或电话通知。出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。

3、会场准备  会议负责人及时准备会议场所、会议文件或资料。必要时要进行会场布置、设备调试。对重点发言对象须确保其发言。

4、会议记录  重要会议要进行记录。记录方式最好为速记笔录与电子版速记，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。

第四条 会议秩序和纪律  

1、严格遵守开会时间，不得无故迟到或早退，特殊情况，需由会议主持人批准。

2、会议期间手机应调至静音状态，特别事情到会议室外接听。  

3、会议发言应简明扼要，避免发表与会议无关的话题，会议主持者有权提示发言人，其他人员无权打断发言人讲话。  

4、凡是违反会议秩序者，会议主持人有权给予通报批评。  

5、会议应按规定时间准时召开，组织者会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。

6、参会人员准时参加会议，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。  

7、会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。

8、会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。

第六条 会议室管理

1、管理和使用权限  

（1）会议室由会议负责人安排，大型会议室在会前要及时租借好。  （2）会议室卫生由卫生值日人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。

2、会议室设备管理  会议室相关设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。

第七条 附则  

1、本制度由实验室负责人批准后生效，自颁布之日起执行。

2、本制度由实验室负责解释。